Entender as compras públicas é direcionar todas as ações e políticas públicas dos órgãos e entes. Ao se trazer o gênero “compras públicas”, fala-se de toda cadeia de suprimentos essenciais ao abastecimento de toda atividade administrativa; fala-se em serviços que se dignam a alavancar a máquina pública e manter a plena fruição das atividades tidas como essenciais.

Tentar definir, conceituar, o que vem a ser efetivamente as compras governamentais é uma missão um tanto fútil, pois seu plano teórico não sobrevive ao campo prático. Ainda, vê-se que sua importância – quando avaliada pelos leigos palpiteiros – é mínima. É um absurdo? Com toda certeza! Poucos são os ambientes setoriais de compras e logística que alcançam prestígio e importância dentro da Administração. Não raro, carrega a pecha de setor burocrático, de setor de castigo: – Joga fulano que a gente não gosta para lá.

Já ouviu isso de alguma forma? Por vezes, nem tão sutil como essa.

Então, a partir de agora, é imprescindível que você entenda, explique, brade – se assim for necessário – que o setor de compras da sua unidade é a aorta da administração pública. É por aqui que passa todo o fluxo essencial para a continuidade das atividades, para as novas atividades, para a pulsação dos serviços públicos essenciais. Para uns, parecerá exagero; para você que conhece, quer conhecer ou tem o mínimo de familiaridade a função, parecerá até eufemismo.

De toda forma, é necessário que se tenha a dimensão e profundidade do que é a compra pública. Mais que qualquer conceito, mais que quaisquer linhas e páginas, entenda aqui embaixo qual a real missão do comprador:

– Abastecer as unidades de saúde. Só se faz saúde pública com insumos, equipamentos, serviços de qualidade, etc.;

– Abastecer as unidades de ensino. Só se faz educação pública com materiais, estruturas físicas compatíveis, alimentação, transporte, etc.;

– Promover infraestrutura e transporte. Não há que se falar em avanço urbano e rural sem melhoria de vias, sem construção de pontes e prédios, de transporte público coletivo e regular, etc..

Quantos outros exemplos você pode me dar após ler isso?

Nenhuma organização, seja de natureza pública ou privada – incluindo todo o terceiro setor – está alheio a sua relevância. É aqui que se objetiva atender uma necessidade, seja presente ou futura, da melhor forma. Aqui se inicia o caminho da eficiência: realizar mais e melhor com o menor custo possível.

Apresento-lhe dois amigos, duas palavras, harmônicas e simbióticas e mais quantos outros adjetivos possam existir para explicar sua importância e resolutividade: i) Qualidade; ii) Preço.

A administração quer contratar a melhor qualidade pelo melhor preço. Na literalidade, podemos entender como caminhos contraditórios, não é mesmo? E só será contraditório se você os analisar isoladamente. Ao colocá-los em conjunto, pode-se extrair a sua real intenção, qual seja “a contratação mais vantajosa ao interesse da Administração”. E sobre isso falaremos adiante!

Tudo isso apenas para explicitar a complexidade que rodeia a função pública administrativa de contratação, de compras e serviços, de abastecimento e logística, de controle e estoque, de eficiência e economicidade. É dinheiro público! Não pode ser diferente.

Sabe-se que o sistema administrativo que rege a gestão pública é burocrático. Aqui, entenda burocracia como sistema de hierarquia, de controles e subcontroles, de regramentos, e não como adjetivo de qualidade duvidosa. Então, naturalmente, todos os procedimentos de compras públicas são regidos por leis, decretos, atos normativos, estruturas legais mantenedoras da Administração Pública.

O propósito aqui não é te encher de conceitos, princípios, teorias volumosas, tudo aquilo que se encontra concentrado nos livros de sua estante empoeirada. Definitivamente, não! Porém, alguns pontos não podem fugir.

O princípio da legalidade estará presente em cada ato, em cada inspiração e em cada expiração que for dada na Administração Pública. E, para este universo, você deve entender como legalidade tudo aquilo que a lei autoriza fazer ou deixar de fazer. Se a lei não autoriza, interprete que ela te desautoriza. Está claro? Se não está na lei, não está no plano administrativo, não existe.

E antes que questionem sobre a aplicabilidade da jurisprudência, eu digo: ela é fonte indispensável de consulta e baliza essencial para essa atividade. Vou além, ela coexiste em perfeita sintonia com o princípio da legalidade apresentado acima.

Se toda compra pública advém de uma necessidade; se toda necessidade deve ser identificada documentalmente; se todo documento tem que conter suas razões e justificativas; bem-vindo Termo de Referência

De toda necessidade de aquisição, de contratação de serviços, surge um documento que pode ser chamado de Termo de Referência (pela lei de nº 14.133/2021).

Tal instrumento quando bem elaborado, torna-se parceiro de sucesso para a contratação pretendida. Nele que deve constar todos os termos e procedimentos jurídicos vigentes e obrigatórios. É peça indispensável em todo procedimento de contratação, já bem definido pela legislação vigente.

Partindo da compreensão geral e importância das compras públicas, pode-se falar em licitação, contratações diretas ou procedimentos auxiliares. Estes listados são apenas os procedimentos utilizados para se alcançar o objetivo: a compra de um bem ou contratação de um serviço.

Tem um objetivo? Ele começa aqui no Termo de Referência.

E se ele começar errado, como irá terminar? Pior.

E se ele começar certo, como será o seu fim? Sucesso.

Ao fim, o Termo de Referência é apenas o guia completo para a contratação, definindo os requisitos, critérios e condições essenciais para a contratação, garantindo a transparência, a economicidade e a impessoalidade do processo.

Dentre essas obediências é que se encontra a proposta desse brevíssimo texto. Falaram-me que eu poderia “desmistificar” o Termo de Referência com essa proposta. Todavia, a abordagem trazida está um pouco longe desse tom professoral. Mas deixo um curto roteiro para tanto.

Pragmatizando, eis o que o Termo de Referência deve conter, de acordo com a Lei 14.133/2021:

1. Descrição da Demanda:

• Objetivo: Especificar os motivos e finalidades da contratação, detalhando as necessidades da Administração.
• Justificativa: Apresentar os fundamentos legais e técnicos que comprovam a necessidade da contratação.
• Características do Bem, Serviço ou Obra: Descrever minuciosamente o que se pretende contratar, incluindo quantidade, qualidade, especificações técnicas e demais requisitos relevantes.
• Local de Entrega ou Execução: Indicar o local onde o bem deverá ser entregue ou o serviço/obra deverá ser executado.
• Prazo de Entrega ou Execução: Estabelecer o prazo máximo para a entrega do bem ou a conclusão do serviço/obra.

2. Qualificação do Fornecedor:

• Habilitação Jurídica: Definir os documentos necessários para comprovar a capacidade jurídica do fornecedor, como certidões negativas e atestados de capacidade técnica e profissional.
• Qualificação Técnica: Estabelecer os requisitos mínimos de qualificação técnica que o fornecedor deve atender, como experiência em obras ou serviços semelhantes, capacidade operacional e equipe qualificada.
• Qualificação Econômica e Financeira: Determinar os requisitos mínimos de capacidade financeira do fornecedor, como capital social, faturamento anual e demonstrativos financeiros.

3. Condições de Pagamento:

• Forma de Pagamento: Especificar a forma como o pagamento será realizado, como prazos, parcelas e condições de reajuste.
• Critérios de Aceitação: Definir os critérios que serão utilizados para a avaliação e aceitação do bem, serviço ou obra, garantindo a qualidade e o cumprimento das especificações contratadas.

4. Garantias:

• Garantia Contratual: Estabelecer o prazo de garantia para vícios de qualidade do bem, serviço ou obra, definindo as responsabilidades do fornecedor nesse período.
• Garantia de Fiel Cumprimento: Determinar o valor e as condições da garantia de fiel cumprimento, que assegura o ressarcimento da Administração em caso de inadimplência do fornecedor.

5. Mitigação de Riscos:

• Identificação de Riscos: Elencar os possíveis riscos da contratação, como atrasos, inadimplência, falhas na execução e outros imprevistos.
• Medidas de Mitigação: Apresentar as medidas que serão tomadas para prevenir ou minimizar os riscos identificados, garantindo a boa execução do contrato.

6. Cláusulas que devem compor o Instrumento vinculatório – caso necessário:

• Cláusulas que devem compor Minuta do Edital de Licitação: Incluir condições para acrescer a minuta do edital de licitação, todas as disposições e instruções para a realização do certame, a exemplo da modalidade de contratação escolhida.
• Cláusulas que devem compor Minuta do Contrato: Apresentar condições que devem compor a minuta do contrato, como os direitos, obrigações e responsabilidades das partes, termos de pagamento, penalidades e demais cláusulas contratuais que sejam necessárias.

Obs.: Pode haver padronização de minutas. Porém, deve-se atentar que diversas contratações possuem especificidades que devem ser guiadas individualmente, necessitando de cláusulas e justificativas diferentes.

7. Outros Requisitos:

• Critérios de Avaliação das Propostas: Definir os critérios que serão utilizados para avaliar as propostas das empresas licitantes, como preço, qualidade, prazo de entrega e outros fatores relevantes.
• Forma de Pagamento: Especificar a forma como o pagamento será realizado, como prazos, parcelas e condições de reajuste.
• Critérios de Aceitação: Definir os critérios que serão utilizados para a avaliação e aceitação do bem, serviço ou obra, garantindo a qualidade e o cumprimento das especificações contratadas.

Felipe Caribé de Andrade | @caribefelipe | felipecaribeadvocacia.com.br